Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych
Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych” dla Aresztu Śledczego w Opolu została określona w Zarządzeniu nr 65/24 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 4 października 2024 r. w sprawie procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w niektórych jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej.
- Kierownik jednostki gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane
z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. - Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego w Areszcie Śledczym w Opolu:
1) ustnie – za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. e-mail na adres: sygnalista_as_opole@sw.gov.pl – w formie pliku głosowego;
2) osobiście – umawiając się na spotkanie telefonicznie pod numerem: 77 5492303.
- Osoby pozbawione wolności dokonują zgłoszenia wewnętrznego
- pisemnie – formie papierowej (zamknięta koperta adresowane na komisja ds. etyki) albo
- podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 od dnia otrzymania takiego wniosku. Możliwość umówienia się na spotkanie telefonicznie pod numerem: 77 5492303 lub osobiście podczas rozmowy z członkiem komisji mł. chor. Anną Opiatowską.
- Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób -sygnalistów, dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. W celu realizacji obowiązków określonych w ust. 1 powołuje się Komisję ds. etyki.
- Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Komisji ds. etyki, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Komisji ds. etyki kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
- Komisja ds. etyki może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. etyki informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
- W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia formalne warunki, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
- Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja ds. etyki może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Aresztu Śledczego w Opolu celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
- Komisja ds. etyki może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Aresztu Śledczego w Opolu lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
- Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja ds. etyki podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
- Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Komisja ds. etyki nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.